U računovodstvenoj metodologiji sistem računa igra posebnu ulogu, uz njegovu pomoć podaci se prikazuju metodom dvostrukog unosa. Računi na koje u jednoj poslovnoj transakciji utječe metoda dvostrukog unosa nazivaju se offset računi.
Korespondencija računa u računovodstvu
Poslovne transakcije uzrokuju promjene u bilansu stanja koje su dvostruke prirode. Oni utječu na dvije međusobno povezane računovodstvene stavke i dvije stavke bilansa stanja. Računovodstveni računi moraju odražavati stanje istih predmeta, kao i njihovo kretanje, stoga svaka operacija mora biti prikazana u istom iznosu na najmanje dva međusobno povezana računa. Dvostruki unos podataka o transakcijama prikazuje adrese tih odnosa između računa, taj odnos se naziva korespondencija računa. Odgovarajući računi smatraju se računima na koje u jednoj poslovnoj transakciji utječe metoda dvostrukog unosa.
Izrada dopisnih računa
Dvostruki unos uključuje tri glavne komponente - opis operacije, odobreni i terećeni računi, a svaka od tih komponenti izražena je u određenom iznosu. Računima se dodjeljuju numerički kodovi, njihovi brojevi, a sadržaj operacije može se izraziti pomoću njegovog broja i iznosa. Svakoj transakciji mora biti dodijeljen sekvencijalni broj, što ukazuje na odraz ove poslovne transakcije. U tu svrhu vode se blagajne, matični dnevnici i drugi računovodstveni registri.
Poslovne transakcije se evidentiraju u kontrolne svrhe, u početku se prikazuju u kronološkoj registraciji kao dovršen akt, u pratnji dokumentovanih dokaza, a zatim u sistemskoj registraciji kao knjiženje transakcija na prebijanje računa.
Vrijednost dvostrukog unosa na računovodstvenim računima
Sadržaj poslovne transakcije u pravilu nije zapisan na računovodstvenim računima, zamjenjuje se pozivom na određeni broj, a rezultati knjiženja na račune izraženi su u jednom novčanom ekvivalentu. Dvostruki unos sadrži informacije koje odražavaju promjene u objektima na međusobno povezanim offset računima, kao i prirodu smjera kretanja računovodstvenih objekata. Sadrži i sve informacije o tekućim poslovnim procesima, koristi se za kontrolu pouzdanosti transakcija i provjeru ispravnosti njihovog odražavanja u sistemu računovodstvenih računa. Pouzdanost se postiže usklađivanjem evidencije debitnih i kreditnih transakcija, kao i stanja na računima. Ako ne postoji jednakost prometa i stanja, ovo signalizira greške koje su počinjene prilikom registracije podataka na računima.
