Priprema i predaja predmeta u arhivu sastavni su dio procesa rada. Njihova registracija započinje u organizaciji od trenutka podnošenja dokumenata, a završava prijenosom u arhivu na kraju kalendarske godine ili razdoblja čuvanja. U nekim slučajevima, dosijei se čuvaju duže od jedne godine. Oni uključuju, na primjer, dokumente koji se odnose na evidenciju osoblja.
Instrukcije
Korak 1
Kako postupak podnošenja predmeta u arhivu ne traje puno vremena, trebali biste slijediti pravila za njihovu registraciju tokom trenutnog tijeka rada. Kada prenosite slučajeve u arhivu na trajno ili privremeno skladište, trebate spojiti dokumente, listove s brojevima, sastaviti konačni natpis, ako je to predviđeno radnim uputama, te sastaviti interni inventar.
Korak 2
Istovremeno, naziv organizacije ili preduzeća, indeks u skladu sa nomenklaturom predmeta, datum otvaranja i zatvaranja predmeta, kao i rok čuvanja naznačeni su na naslovnoj stranici spisa koji se predaje u arhivu.
Korak 3
Dokumenti za arhiviranje arhiviraju se u posebnoj fascikli u tvrdom povezu. Ako je dokument od posebne vrijednosti, po pravilu se ne šiva, već se stavlja u spis ili kovertu i prilaže slučaju. Na kraju šivanog i numeriranog kućišta stavlja se list ovjere, a na početku - interni inventar. U ovom slučaju, debljina kućišta ne smije prelaziti 40 mm, a broj listova ne smije biti veći od 250.
Korak 4
Za slučajeve koji se u arhivi čuvaju trajno, kao i privremeno, ali ne manje od 10 godina, sastavlja se popis za prenos predmeta u arhivu. Istovremeno se izrađuje zaseban popis za dokumente koji se odnose na kadrovsku evidenciju. U njega se unose nazivi predmeta, od kojih se svakom dodjeljuje serijski broj, a naznačena je i nomenklaturna šifra. Popisi se izrađuju u dva primjerka ako datoteke ostaju u arhivi organizacije. Ako se datoteke trebaju prenijeti u državni arhiv, trebale bi biti četiri kopije.
Korak 5
Slučajevi koji podležu čuvanju nakon završetka kraće od 10 godina mogu se arhivirati po nahođenju menadžmenta organizacije. Potreba za podnošenjem predmeta ovisit će o opterećenju arhive, učestalosti pristupa starim dokumentima itd.
