Sudjelovanje na izložbama i sajmovima važan je mehanizam za promociju proizvoda ili usluge bilo koje organizacije na tržištu. Zbog toga bi pripremu za učešće trebalo izvoditi u režimu od posebne važnosti. U ovoj aktivnosti nema sitnica, jer svaki detalj izložen širokom krugu javnosti može imati i pozitivne i negativne rezultate.
Organizacija prezentacije kompanije na izložbama u pravilu pada na ramena odjela za odnose s javnošću, pres-centara, kao i ostalih strukturnih odjeljenja uključenih u izložbene i sajamske aktivnosti. Ako ne postoje takve rezerve radne snage, tada je cijela kompanija uključena u organizaciju, od uprave do uredskog osoblja.
Prezentacija kompanije u velikoj mjeri ovisi o prirodi izložbe. Industrijski događaji, po pravilu, okupljaju ličnosti određenog poslovnog područja: trgovine, građevine, naučne djelatnosti itd. Stoga bi kompanija trebala biti spremna vidjeti dostignuća svojih partnera i konkurenata na susjednim štandovima. Učestalost izložbe takođe utiče na to kako treba dizajnirati štand. Za godišnje događaje neprihvatljivo je koristiti zastarjele prezentacijske materijale izrađene na osnovu nebitnih informacija.
Postupak pripreme za izložbu započinje nekoliko mjeseci prije njenog početka. Prvi korak u stvaranju prezentacijskog materijala je izrada koncepta. Ovaj shematski plan sudjelovanja uključuje popis prezentacijskog materijala: štandovi, natpisi, video i audio proizvodi, knjižice i drugi priručnici. Arhiva učešća na izložbi, koju sastavljaju odjeli za odnose s javnošću, omogućit će pripremu optimalne količine materijala. Istovremeno se odobrava troškovnik za proizvodnju prezentacionih materijala.
U ovoj fazi je važno identificirati snage kompanije, tj. svoj proizvod ili uslugu. Konkurentske prednosti treba jasno prenijeti potencijalnim potrošačima putem prezentacijskih materijala - brošura, natpisa, video isječaka. Ne treba zaboraviti ni na posebne instalacije postolja koje se mogu izraditi na zahtjev kupca - model nove opreme ili vizuelna panorama materijala koji se proizvode. Ako tvrtka proizvodi neraskidiva jela, na specijaliziranoj izložbi bilo bi primjereno demonstrirati kvalitetu proizvoda, pružajući bilo kome priliku da pokuša oštetiti proizvod.
Pored toga, bilo bi etički ispravno predvidjeti mogućnost dugog razgovora između zainteresiranog posjetitelja izložbe i predstavnika kompanije. Na štandu treba instalirati blok sa bilješkama i olovkama kako bi svako mogao bilježiti tokom dobivanja potrebnih informacija. Poželjno je da ova dodatna oprema bude označena logotipom kompanije.
Drugi korak je razrada nacrta opcija za transparente i instalacije štandova. U pravilu se to radi pomoću korporativne šeme boja, fonta i logotipa. Veličine svih postolja izrađuju se ili kupuju uzimajući u obzir veličinu prezentacijske ćelije.
Sljedeća faza je odabir osoblja za rad na štandu. Prezentaciju često izvode zaposlenici kompanije. Važan plus ovog pristupa je da stručnjaci mogu kompetentno reći o aktivnostima organizacije i, ako je potrebno, odgovoriti na pitanja koja posjetioci izložbe mogu imati. Dodatni zaposlenici koji će učestvovati u prezentaciji mogu se unajmiti kao dodaci za distribuciju letaka, popunjavanje upitnika itd.
Efikasnost učešća određuje se jednostavnim izračunavanjem obima uspostavljenih partnerstava. Što je veći interes posjetitelja izložbe za izgled prezentacije, to je veći učinak sudjelovanja kompanije u događaju. Stoga je bolje da je prijava za učešće na izložbi predana jedna od prvih, kako bi sudionik imao prvu priliku da odabere mjesto štanda. Pored toga, ne biste trebali odbiti ponude organizatora izložbe da budu posebni partneri događaja. Ova prednost će povećati broj rotacija imena organizacije tokom izložbe, a takođe će imati pozitivan efekat na imidž kompanije.
