U posljednje vrijeme u poslovanju postoji tendencija prelaska sa funkcionalnog na upravljanje procesima, u vezi s čime se uloga ispravnog opisa i formalizacije poslovnih procesa značajno povećava. Tek nakon dovršenja ovih radnji možemo govoriti o optimizaciji poslovnih procesa kao sredstvu za povećanje efikasnosti preduzeća.
Neophodno je
CASE alat koji vam omogućava formaliziranje poslovnog procesa u grafički zapis
Instrukcije
Korak 1
Prvo je sažeto i tačno formulisati naziv opisanog procesa, koji bi trebao biti razumljiv i odražavati opštu suštinu slijeda radnji koje čine poslovni proces. Na primjer, umjesto „Podnošenje zahtjeva za proizvodnju proizvoda proizvodnji i kontroli njegovog izvršenja“, dovoljno je imenovati postupak „Kontrola proizvodnje proizvoda“. Drugo je ispravno raščlanjivanje cjelokupnog opisanog postupka na manje („atomske“) zadatke ili funkcije podprocesa i odlučiti o redoslijedu njihove implementacije. S takvom podjelom, opisani postupak bit će proces najviše razine. Granularnost procesa na visokom nivou može se razlikovati, ali bi trebala biti dovoljna za razumijevanje publike koja će koristiti vaš opis.
Korak 2
Postoji nekoliko načina za opisivanje poslovnog procesa. Najpopularniji od njih je grafički, uz pomoć dijagrama napravljenih u različitim oznakama (notacija je skup simbola koji nešto označavaju).
Najčešći tipovi zapisa za opisivanje poslovnih procesa su IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) itd.
Kao primjer, usredotočimo se na dijagram izrađen u oznaci BPMN (Business Process Modeling Notation) pomoću PowerDesigner CASE alata (slika 1). Glavni elementi na dijagramu su:
1. "Proces" (funkcija) - pravougaonik zaobljen na uglovima;
2. "Tranzicija" - strelica koja povezuje procese;
3. „Rješenje“- dijamant koji sadrži pitanje na koje se može odgovoriti samo „Da“ili „Ne“;
4. Uvjeti - tekstualni izrazi pod kojima se vrši prijelaz s jedne funkcije na drugu. Uvjeti su uvijek navedeni u uglastim zagradama. Ponekad je korisno svoj dijagram podijeliti na "Tragove" - vertikalne ili horizontalne odjeljke koji predstavljaju odjele u poduzeću ili ljude odgovorne za određenu funkciju. U ovom slučaju, ikona za ovu funkciju mora biti unutar njenog odjeljka. Pored navedenih elemenata, dijagram može sadržavati i popis podataka koji se unose ili izlažu u proces, kao i veze do pravila ili propisa prema kojima se obavlja ta ili ona funkcija. Primjer opisa poslovnog procesa "Kontrola proizvodnje proizvoda" prikazan je na slici 1. Lako je vidjeti da je ovaj dijagram vrlo sličan dijagramu toka algoritma za rješavanje problema.
Korak 3
Grafički opis procesa također se može dopuniti tekstualnim opisom njegovih funkcija potprocesa u obliku tablice koja sadrži sljedeće stupce: naziv procesa, odjel (vlasnik procesa), opis procesa, rezultat izvršenja procesa. Primjer takvog opisa prikazan je na slici 2. Ako se očekuje daljnja optimizacija opisanog poslovnog procesa, tada se u tablicu može dodati još jedan stupac koji opisuje poteškoće ili nedostatke trenutno izvršenih funkcija potprocesa.
