Privatni ured ili vladina organizacija, suočeni sa potrebom preseljenja, prisiljeni su rješavati probleme s kretanjem ogromne količine namještaja, opreme i tehnologije nakupljene tokom operacije. Neophodno je da se svi predmeti uredno premještaju bez oštećenja. Stoga je neophodno pravilno organizirati preseljenje ureda.
Preseljenje ureda potrajat će neko vrijeme, pa to učinite unaprijed, odvojite oko mjesec dana za cijelu pripremu. Na koje tačke treba obratiti posebnu pažnju?
✔ Ako je kompanija prilično velika i ima veliko osoblje, poželjno je unaprijed pripremiti plan upravljanja za takav odgovoran događaj. Potrebno je identificirati prioritetne zadatke, odrediti proračun, imenovati odgovorne zaposlenike za sve točke, i što je najvažnije, imenovati koordinatora za cjelokupni proces selidbe. On je taj koji će preuzeti kontrolu nad glavnim i sporednim zadacima. Obavezno obavijestite klijente da planirate preseljenje u novi ured.
✔ Sljedeći korak je potpisivanje sporazuma sa kompanijom za selidbe po vašem izboru. Pored operacija utovara i istovara i transporta imovine do odredišnog mjesta, u ugovor se mogu dodati dodatne klauzule. Na primjer, rastavljanje i sastavljanje namještaja, njegovo postavljanje u novu sobu, povezivanje komunalnih i stacionarnih uređaja, čišćenje prostorija nakon preseljenja.
✔ Napravite potpunu listu imovine koja je uključena u preseljenje. Definitivno će biti potrebno pri privlačenju profesionalaca iz kompanije prevoznika i pomoći će izbjeći zabunu prilikom samostalnog premještanja ureda. Riješite se sve nepotrebne imovine - prodajte je, pohranite ili bacite. Ne treba trošiti novac i vrijeme na prevoz nepotrebnih stvari.
✔ Pripremite dokumentaciju koja odražava plan vaših budućih prostorija, postavljanje radnih mesta zaposlenih na novo mesto, gde će nameštaj i računari biti ugrađeni u novu kancelariju. Ovo će vam uštedjeti puno vremena.
✔ Sav potreban ambalažni materijal i kartone možete kupiti od same špediterske kompanije. Spakujte sve lične predmete u kutije. Obavezno označite naljepnicama. Preporučljivo je da zaposlenici izdaju dopise o tome kako to pravilno učiniti.
✔ Isključite računare i ostalu opremu iz napajanja. To radi samo stručnjak - sistemski administrator.
✔ Napravite liste svih ljudi koji su uključeni u potez. Unaprijed pripremite propusnice za sve ako postoje potrebe. Navedite sva vozila koja su uključena u preseljenje ureda. Osigurajte nesmetan prolaz do mjesta utovara / istovara.
Preseljenje kancelarije kompanije je prilično ozbiljan događaj. Ali, kao što vidite, pravilnim pristupom i organizacijom svi troškovi mogu se umanjiti. Da biste to učinili, dovoljno je pravilno planirati postupak, a neugodnosti povezane s premještanjem bit će svedene na minimum i za zaposlenike i za klijente kompanije.
