Godišnji izvještaj (u daljnjem tekstu AR) organizacije, bez obzira na opseg poslovanja, glavni je instrument financijskih komunikacija. Javnost aktivno raspravlja o sadržaju, opsegu i dizajnu civilne odbrane u nekim zemljama, na primjer u Velikoj Britaniji, pa se čak organiziraju i natječaji za takve dokumente. Za pripremu i proizvodnju takvih GO potrebno je mnogo novca, a često se izdaju u ogromnim količinama.
GO je formalno finansijsko izvještavanje. Svake godine GO se pošalje dioničarima. GO pripremaju i komercijalne organizacije i nekomercijalne organizacije. Prema ovom dokumentu, može se suditi o aktivnostima kompanije u godini, njenom pretpostavljenom položaju u narednoj godini, može se vidjeti njeno trenutno stanje i izgledi.
GO upoznaje korisnike sa:
• uopšteni opis industrije u kojoj organizacija učestvuje;
• revidirani izvještaji o prihodima, finansijskom stanju, novčanim tokovima i bilješke uz izvještaje;
• analiza finansijskog stanja poslovanja i rezultata postignutih tokom dvije prethodne godine;
• opis aktivnosti organizacije u protekloj godini;
• informacije o različitim poslovnim segmentima preduzeća;
• tržišna vrijednost akcija i dividendi.
Ovo je primjer minimalnog HO. Takav dokument obično stane na samo nekoliko stranica. Prirodno, košta malo (osim u rijetkim slučajevima). Može se uporediti sa fotokopijom dokumenta. Cilj organizacija koje proizvode ove izvještaje je jednostavno ispunjavanje zakonskih zahtjeva.
Nemalo preduzeća vidi GO kao efikasne marketinške alate bez problema koji pomažu u širenju njihovih stavova o sudbini njihovog poslovanja. Drugim riječima, mnoge srednje i velike kompanije troše puno novca na izvještaje koji su zaista zanimljivi i informativni. Ovu vrstu GO možemo sa sigurnošću nazvati forumom putem kojeg kompanija izražava svoj stav, utječe, propovijeda, obrazlaže i raspravlja o bilo kojem broju pitanja i tema.
Otvoreno pismo dioničarima često daje ton izvještavanju javnih preduzeća. Takva pisma obično se fokusiraju na aspekte kao što su rezultati protekle godine, inicijative i strategije kompanije, tržišni uslovi, značajni poslovni događaji, novi menadžeri i direktori. Ovaj dokument potpisuje predsjednik odbora direktora. Može biti predsjednik kompanije ili njen glavni operativni direktor.
Neka od ovih pisama mogu sadržavati desetak ili više stranica i uključuju fotografije izvršnog direktora u različitim pozama.
Međutim, češće su ta slova znatno kraća i imaju samo 3000 riječi, ili čak manje.
GO se često koristi kao sredstvo za promociju teme ili koncepta koji je podržalo rukovodstvo organizacije (marketinške ličnosti). U ovom slučaju mogu se naići na fraze poput „Spremnost za stvarnost budućnosti“ili „Udovoljavanje potrebama informatičkog doba“. Između ostalog, civilno društvo ponekad uključuje pojedinačne događaje ili ekonomske uslove koji su se dogodili u tekućoj godini.
Postoje preduzeća koja u svojim izvještajima propisuju različite prekretnice i godišnjice, demonstrirajući publici svoj uspjeh, ističući njihovu pouzdanost i kvalitet. Druge organizacije proizvode velike i višestrane izvještaje u provjerenom formatu koji koriste godišnje s manjim promjenama obično povezanim s ažuriranjem podataka.
U svakom slučaju, najbolji HO je onaj koji jasno definira strategije koje se koriste za profitabilni rast i prikazuje organizaciju u povoljnom svjetlu.
