Mnoge kompanije, bez obzira na oblik vlasništva, godišnje pripremaju javne izvještaje o rezultatima godišnjih aktivnosti. Ovi dokumenti služe kao izvor informacija za širu javnost, a istovremeno su vidljivi dokazi o efikasnosti ili neefikasnosti organizacije.
Odluka skupštine dioničara o budućoj sudbini kompanije, javna procjena aktivnosti organizacije itd. Može ovisiti o tome koliko je dobro pripremljen godišnji izvještaj, odnosno stručnjak ili strukturna jedinica koja izrađuje godišnji izvještaj treba biti svjestan da ne samo da reputacija ovisi o kvaliteti konačnog dokumenta, već i daljem razvoju preduzeća.
Zadatak pripreme godišnjeg izvještaja često pada na analitički odjel ili drugu strukturnu jedinicu koja obavlja funkcije prikupljanja podataka o aktivnostima cijele kompanije za godišnji period.
Ovisno o vrsti aktivnosti organizacije i prirodi publike kojoj su dokumenti namijenjeni, izvještaj se može održati u stilu internih dokumenata ili javnih informacija za širok krug čitatelja. Stil interne dokumentacije slijedi se za izvještaje koji se prezentiraju osnivačkom osoblju i dioničarima kompanije. U ovom slučaju, veća pažnja u izvještaju posvećuje se financijskim rezultatima, ekonomskoj efikasnosti i uspješnosti u postizanju ključnih ciljeva navedenih u planu.
Za javni izvještaj, koji se u pravilu objavljuje na službenim web stranicama radi javnog pregleda, potreban je detaljniji opis aktivnosti organizacije, njenih zadataka i misije. Određeni broj informacija zahtijeva detaljno objašnjenje za koje se priprema poseban odjeljak. Analitičke službe se po pravilu bave izradom javnog izvještaja u bliskoj saradnji sa stručnjacima za odnose s javnošću, koji imaju priliku ispraviti informacije ovisno o njihovom značaju.
Bez obzira na prirodu ciljne publike izvještaja, bilo koji završni dokument jasno je grupiran u odjeljke. U prvom su dijelu po pravilu dati zadaci koji su postavljeni prije organizacije i rezultati za njihovo postizanje. Slijede financijski rezultati za godinu i proizvodni rezultati.
Završni odjeljak su, u pravilu, društvene aktivnosti kompanije. Te su informacije po pravilu sadržane u javnom izvještaju koji pruža rezultate socijalno orijentirane politike kompanije. Kao materijali za uključivanje u izvještaj uzimaju se podaci o nagrađivanju predstavnika organizacije za visoke zasluge u oblasti socijalne podrške, rezultatima dobrotvornih aktivnosti itd.
Treba imati na umu da je prilikom odabira informacija koje će se odraziti u izvještaju potrebno sačuvati objektivnost pruženih informacija. Ovo pravilo se mora poštivati čak i ako su rezultati aktivnosti kompanije u određenim pokazateljima daleko od idealnih ili ukazuju na nedovoljan učinak. Govoreći o ovome, izvještaj bi trebao odražavati moguće razloge koji su doveli do takvih rezultata, kao i usmjeriti pažnju publike na čvrstu namjeru da se problem eliminira u budućem periodu.
