Tok dokumenata u računovodstvu je priprema ili primanje primarnih računovodstvenih dokumenata, njihovo uredno kretanje po odjelima, prihvatanje za računovodstvo, obavezna obrada i naknadni prijenos u arhivu. U organizacijama je kretanje dokumenata određeno rasporedom tokova dokumenata.
Za sve primarne dokumente u računovodstvu postoji nekoliko faza procesa rada. Prvi i glavni je priprema računovodstvenog dokumenta neposredno u vrijeme poslovne transakcije ili neposredno nakon njenog završetka. Evidencija poslovanja privredne aktivnosti vrši se u skladu sa utvrđenim zahtjevima. Svi službenici koji su kreirali i potpisali primarne dokumente odgovorni su za tačnost informacija sadržanih u tim dokumentima.
Druga faza je prijenos završenih primarnih računovodstvenih dokumenata u računovodstvo. Računovođa je dužan provjeriti njihov sadržaj, potpunost i ispravnost sastavljanja, a zatim izvršiti aritmetičku provjeru. Dalje, obrađuju se primarni računovodstveni dokumenti. Istodobno, prirodni pokazatelji pretvaraju se u monetarne mjere. Taj se postupak naziva oporezivanjem ili određivanjem cijena.
Tada se dokumenti biraju prema njihovom ekonomskom sadržaju (na primjer, platni spisak, primici i izdaci gotovih proizvoda, itd.) I prolaze raspodjelu računa. U ovoj fazi oni ukazuju na korespondenciju računovodstvenih računa za ovu poslovnu transakciju. Dalje, primarni računovodstveni dokument i podaci koji se u njemu sadrže o poslovnoj transakciji unose se u računovodstveni registar. Tada se dokumenti moraju poslati u arhivu na čuvanje.
Odgovornost glavnog računovođe je da sastavi rasporede i šeme tokova rada na osnovu specifičnosti ekonomskih aktivnosti organizacije. Raspored mora odobriti šef organizacije. Ne postoji jedinstveni obrazac za takav dokument. Međutim, postoje glavne tačke koje se moraju uzeti u obzir prilikom sastavljanja: raspored toka posla treba odražavati optimalan broj odjeljenja za donošenje svakog primarnog dokumenta i odrediti minimum njegovog prisustva u svakom odjelu.
Ovaj lokalni regulatorni akt sastavljen je u obliku dijagrama ili liste primarnih računovodstvenih dokumenata koje moraju podnijeti odjeli. Neophodno je naznačiti izvođače; odražavaju dokumente koje bi odjeli trebali razmijeniti i u kojem vremenskom okviru. Učinkovito organiziran tijek rada osigurava pravovremeno izvršenje financijskih izvještaja.
Zaposleni u organizaciji dužni su da se pridržavaju utvrđenih rokova za protok dokumenata. Glavni računovođa nadgleda poštivanje rasporeda.
