Poslovna korespondencija zahtijeva delikatnost, posebno kada su u pitanju pisma dobavljaču, jer razlog za žalbu može biti neispunjavanje obaveza ne samo s njegove strane, već i sa strane vaše organizacije.
Instrukcije
Korak 1
Ako prvi put kontaktirate dobavljača s namjerom da od njega naručite robu, koristite standardni obrazac zahtjeva za isporuku organizacije. Ako ova izjava nije objavljena elektroničkim putem na web lokaciji organizacije, napišite pismo u slobodnom stilu.
Korak 2
U slučaju naručivanja nekoliko vrsta proizvoda u različitim količinama, prema potrebi stavite narudžbu u obliku tabele u kojoj se navodi naziv, proizvod, boja proizvoda. Zapišite obaveze plaćanja naručene robe, dostavite dobavljaču detalje o vašoj organizaciji, na osnovu tih podataka dobavljač će sastaviti ugovor. Na kraju pisma izrazite nadu u daljnju obostrano korisnu saradnju.
Korak 3
Ako se vaše pismo dobavljaču odnosi na njegovo nepropisno ispunjavanje ugovornih obaveza, zakašnjelu isporuku robe ili robe pogrešnog kvaliteta, razreda ili vrste, upotrijebite izraze "Obavještavamo vas ovim pismom …", "Obavještavamo vas… ". Jasno navedite razlog zašto ne možete prihvatiti isporučenu stvar. Pogledajte ugovor ili prijavu za ugovor, koja pokazuje koliko jedinica i kakvu robu vam je dobavljač trebao poslati. U ovom slučaju, dobavljaču će biti lakše ispraviti grešku.
Korak 4
Ako se vaše pismo odnosi na nemogućnost plaćanja robe u roku utvrđenom ugovorom, obavijestite dobavljača o tome u najnežnijem, ali istovremeno službenom obliku. Upotrijebite fraze "Izvinjavamo se zbog kašnjenja s plaćanjem …", "Zbog trenutnih okolnosti ne možemo platiti račune prije …".
Korak 5
Recite drugoj ugovornoj strani kada namjeravate otplatiti dug prema njoj i da će vaša organizacija zajamčeno ispuniti ovu obavezu. Na kraju pisma izrazite nadu da ova epizoda neće utjecati na vaše dugoročno partnerstvo.
