Svaka organizacija mora pratiti sve poslovne transakcije. Svako kretanje se u pravilu sastavlja uz prateću dokumentaciju koja predstavlja računovodstvo. Računovodstvo se temelji na takvoj dokumentaciji. Što je računovodstvena dokumentacija uopće i zašto je potrebna?
Sva računovodstvena dokumentacija sastavlja se na objedinjenim obrascima, odnosno na obrascima utvrđenim zakonom. U slučaju da obrazac ne daju viši organi, dokumenti se sastavljaju u bilo kojem obliku. Računovodstveni dokumenti moraju nužno sadržavati ime, datum sastavljanja, detalje o organizaciji, sadržaj operacije, imena radnih mjesta zaposlenih i njihove potpise.
Suština računovodstvenih dokumenata je da odražavaju sve poslovne transakcije koje obavlja organizacija, kao i pojednostavljenje poreza i računovodstva. Sve informacije sadržane u računovodstvenim dokumentima moraju biti pouzdane i razumljive. Na primjer, ako sastavite računovodstveni izvještaj, tada sadržaj operacije ne bi trebao biti napisan previše prikriveno, njegova suština trebala bi biti jasno i jasno navedena.
Dokumente mora sastaviti menadžer ili osoba koja je odobrena naredbom direktora. Računovodstveni dokumenti sastavljaju se na dan kada je operacija završena ili nakon njenog završetka. Na primjer, na početku mjeseca troši se gorivo i to se radi svakog dana tijekom trideset dana. Računovođa može izračunati potrošnju goriva i maziva prvog dana narednog mjeseca i sastaviti računovodstveni izvještaj.
Sve promjene na dokumentima nisu dozvoljene. U slučaju da primijetite grešku, morate izdati nalog za ispravak. Zatim sastavite drugi dokument, koji u budućnosti mora biti ojačan prethodnim.
Računovodstveni dokumenti mogu se izdavati i na papiru i u elektroničkom obliku. Ali ako koristite potonju metodu, onda, ako je potrebno, morate ispisati kopiju, jer je to potrebno za podnošenje državnim vlastima, na primjer, poreznoj upravi.
