Većina organizacija prisiljena je pribjeći uslugama kolekcionara. Jasno poznavanje postupka naplate može ne samo uštedjeti vrijeme, već i uštedjeti od prevare i gubitka velike sume novca.
Pravila prikupljanja gotovine detaljno su navedena u poglavlju 9, odeljak 3 propisa Banke Rusije od 24. aprila 2008. godine N 318-P „O postupku za obavljanje gotovinskih transakcija i pravilima za čuvanje, transport i prikupljanje novčanica i kovanog novca Banke Rusije u kreditne institucije u Ruskoj Federaciji. "(sa izmjenama i dopunama)".
Preliminarne akcije organizacije
Za svaku firmu izdaju se na mjesečnom nivou posebne „sigurne“kartice (šifra obrasca dokumenta prema OKUD-u - 0402303), uz to, uzimajući u obzir iznos prikupljenih sredstava, preduzeće dobiva određeni broj vreća s pojedinačnim brojevima od kreditna institucija.
Akcije kolekcionara
Uprava za naplatu gotovine sastavlja raspored i vrijeme dolaska sakupljača u servisirane firme i ovaj put koordinira s rukovodstvom firmi. Tokom postupka naplate u preduzeću, carinik popunjava karticu 0402304, koja se zatim prenosi kreditnoj instituciji.
Prije odlaska kolekcionari dobivaju pečat, ključeve i kartice 0402303, punomoći za prijevoz i prikupljanje gotovine, torbe. Prilikom predaje torbe s novcem zaposleniku preduzeća kolekcionaru, drugi mora prvoj predočiti odgovarajuće dokumente, karticu 0402303 i praznu vreću.
Akcije blagajnika
Prilikom predaje vreće s gotovinom, blagajnik mora sakupljaču predočiti račun 0402300 za vreću, račun 0402300 za vreću i uzorak pečata. Uvijek je prisutan kada sakupljač provjerava integritet pečata i vreće, ispravnost računa i računa za vreću, usklađenost pečata s uzorkom, zatim popunjava karticu 0402303, sakupljač provjerava kod njega korespondencija iznosa i brojeva u svim popunjenim dokumentima (0402300 i 0402303) i broja prihvaćene torbe s gotovinom, nakon čega od sakupljača prima potpisanu i ovjerenu potvrdu 0402300 u vreću.
Ako se prilikom popunjavanja registracijske kartice 0402303 dogodi greška, ona se prekriži i blagajnik svojim potpisom ovjerava novi (ispravan) unos.
Ako se naruši integritet pečata ili vreće, prateći list 0402300 uz vreću je pogrešno sastavljen, sakupljač nema pravo prihvatiti gotovinu. U njegovom prisustvu uklanjaju se nedostaci na ambalaži i dokumentaciji, ako to ne krši raspored rada kolektora. U nekim slučajevima vrši se ponovni unos kolektora, a to se odražava u posebnom stupcu registracijske kartice 0402303.
U slučaju odbijanja predaje torbe s gotovinom sakupljaču, blagajnik na povratnoj kartici 0402303 označava „odbijanje“, opravdavajući odbijanje u posebnoj koloni i ovjeravajući svojim potpisom.
Prijevoz i naknadni prijenos sredstava
Vreće s gotovinom, putnim listovima 0402300 i povratnim karticama 0402303 stavljaju se u vozilo za prikupljanje tokom cijelog trajanja rute. Na kraju rute vreće sa novčanim sredstvima predaju se kreditnoj instituciji VSP. Nakon predaje torbi, kolekcionari predaju punomoći za prevoz i prikupljanje novca, pečat, ključeve i kartice 0402301, kao i drugi primjerak časopisa 0402301 dežurnom kolekcionaru (šefu zbirke).
Za pojedince se prikupljanje vrši na isti način.
