Uredski rad - rad sa dokumentima i dokumentacijskom podrškom za upravljanje u ovoj određenoj organizaciji, regulisan GOST R 51141-98 "Uredski rad i arhivsko poslovanje. Pojmovi i definicije ". Organizacija kancelarijskog rada je organizacija registracije, skladištenja i upotrebe dolaznih, odlaznih i internih dokumenata u tekućim aktivnostima preduzeća.
Instrukcije
Korak 1
Prilikom organiziranja uredskog posla, odlučite hoće li vaše poduzeće, organizacija, geografski udaljeni odjeli ili podružnice uzeti u obzir ovu činjenicu i pružiti mehanizam za interakciju s tim odjelima. Sistem kancelarijskog rada u njima trebao bi biti identičan glavnom uredu kako bi se izbjegli problemi prilikom registracije i papirologije.
Korak 2
Razmislite koji ćete od postojećih oblika kancelarijskog posla koristiti: centralizovani, mešoviti ili decentralizovani. Njihov izbor određen je strukturom preduzeća (ima li geografski udaljene područne jedinice) i tehničkom opremom službe za upravljanje uredima. Ako je ova usluga malobrojna i tehnički nije pružena, tada se dio njezinih funkcija prenosi na pododjeljenja. U ovom slučaju odvija se mješoviti uredski rad. U slučaju da je ova usluga opremljena svim potrebnim osobljem, hardverom i softverom, tada će ovaj oblik vođenja evidencije biti centraliziran.
Korak 3
U svakoj strukturnoj jedinici odaberite posebnu kadrovsku jedinicu koja će obavljati uredske poslove. Ako to nije moguće, postavite drugog zaposlenika koji će kombinirati obavljanje svojih glavnih radnih zadataka s funkcijom referenta.
Korak 4
Odredite broj i nomenklaturu predmeta, koji će obuhvatati sve dolazne, odlazne i interne dokumente. Ako se radi o dokumentima više (roditeljske) organizacije, oni se podnose šefu na razmatranje; dokumenti podređenih organizacija trebaju se dostaviti na razmatranje zamjeniku šefa zaduženog za rad s njima. Shodno tome, apeli građana upućuju se poslaniku kome je poverena odgovornost za rad sa stanovništvom.
Korak 5
Utvrdivši krug dopisnika, stvorite klasifikator pomoću kojeg možete odmah odrediti kojoj dopisnoj grupi pripada ovaj dokument. Na primjer, za državne agencije dodijelite kod 01, za pisma pretpostavljene organizacije - kod 02, za dobavljače - kod 03, za kupce - kod 04 itd. To će pomoći u usmjeravanju protoka dokumenata unutar organizacije.
Korak 6
Utvrdite u kojem će se obliku vršiti cirkulacija dokumenata - u časopisu ili na kartici. Oba oblika su implementirana u posebne programe za elektroničko upravljanje dokumentima. Ako još ne možete kupiti takav program, koristite elektroničke dnevnike za registraciju dokumenata koji se mogu sastaviti u Excelu.
