Uvjeti skladištenja ugovora koje zaključi poduzeće nisu regulirani industrijskim standardima i normama, pa se često postavlja pitanje kako izbjeći njihov gubitak i organizirati ispravno skladištenje i računovodstvo. Najrazumnije rješenje ovog pitanja bilo bi izdavanje korporativnog akta određenog preduzeća, kojim će se utvrditi postupak pripreme, zaključivanja i čuvanja ovih dokumenata.
Instrukcije
Korak 1
Ako vaša kompanija puno surađuje s organizacijama trećih strana i broj zaključenih ugovora je značajan, onda ima smisla povjeriti njihovo skladište uredu ili uredskom odjelu. To je vrlo povoljno, jer se u uredu registriraju svi dokumenti koje potpisuje šef i šalju dobavljači. Nakon registracije izvršenog ugovora, zaposlenici ureda moraju napraviti potreban broj kopija i podijeliti ih odgovornim izvršiteljima, a originale dokumenata čuvati na posebno određenom mjestu.
Korak 2
Ako je vaša tvrtka mala i nemate službenika, kao ni odgovornog službenika, tada važne, ali rijetko korištene ugovore, na primjer, za najam ili kupnju nekretnina, ima smisla zadržati se u pravnom odjelu zajedno s osnivački i pravni dokumenti kompanije. Računovodstvo, koje vrši kalkulacije na njima, trebalo bi da dostavi kopije ovih ugovora. Na istom mjestu, u računovodstvu, trgovina i ugovori za isporuku, usluge i obavljanje poslova kao jedna od vrsta primarne računovodstvene dokumentacije, koja zahtijeva kontrolu poravnanja, uslova plaćanja ili stalnih periodičnih plaćanja (računi za komunalne usluge, komunikacije).
Korak 3
U svakom slučaju, svi ugovori moraju imati vlastitu, internu registraciju, a svakom od njih mora biti dodijeljen broj pomoću kojeg će biti upisan u elektronički registar ugovora. Ovaj zapisnik se može izvršiti u Excel proračunskim tablicama. Pored elektroničkog dnevnika, potrebno je voditi i papirni registar izdavanja ovih sporazuma, koji će odražavati kada je i kome od odgovornih izvršitelja uručen original ugovora. Ovaj dnevnik mora sadržavati polja za potpis odgovornog izvršitelja, koja potvrđuju činjenicu prijema i predaje ugovora na čuvanje.
Korak 4
Opišite postupak za rad sa ugovorima u Pravilniku o postupku pripreme, zaključivanja i čuvanja ugovora i odobrite ga od strane rukovodioca preduzeća.
