Dokumentacija preduzeća mora se održavati urednom. Da biste olakšali pronalaženje potrebnog ugovora za isporuku robe među ostalim poslovnim papirima, vrijedi stvoriti zasebnu policu ili fasciklu za njih. Ali ne samo. Sami ugovori takođe trebaju biti usmjereni.
Instrukcije
Korak 1
Prikupite sve ugovore koje želite pospremiti i procijenite ih. Obratite pažnju na to koliko se često zaključuju i sa kojim partnerima. Ovo će vam pomoći da odaberete kako klasificirati dokumente.
Korak 2
Ako partnera ima mnogo, prikladniji je način naručivanja ugovora prema datumu zaključenja. U slučaju da se ugovori tokom dužeg razdoblja zaključe s istim firmama, oni ih mogu svrstati u zasebnu kategoriju (mapu). A u nekim je slučajevima dovoljno samo ugovoriti abecednim redom po imenima partnerskih firmi.
Korak 3
Koji god metod odabrali, imajte na umu da su glomazne mape vrlo nezgodne za upotrebu. Pregledajte ugovore i uklonite one koji su istekli iz općeg gomila. Stvorite zasebnu mapu za njih. Takvim ugovorima se najčešće pristupa samo s vremena na vrijeme, oni nisu potrebni u svakodnevnom radu.
Korak 4
Kada uređujete ugovore kronološkim redoslijedom, pridržavajte se općih principa održavanja i čuvanja evidencije. U onim mapama koje se često koriste, nedavno sklopljeni ugovori nalaze se na vrhu. Ispod su dokumenti s ranijim datumom izrade. Prilikom podnošenja u arhivu, naprotiv, prvi bi trebao biti na vrhu, a najnoviji sklopljeni ugovor ispod.
Korak 5
Koristite markere, oznake, oznake i ostale pribor za vizualno odvajanje jedne kategorije od druge. Provjerite jesu li takvi graničnici jasno vidljivi u mapi. To će uvelike olakšati potragu za potrebnim dokumentima.
Korak 6
Nakon što su svi ugovori o isporuci robe složeni u fasciklu na odgovarajući način, obavezno sastavite registar dokumenata. Stavite ga na naslovnicu ili stavite u mapu povrh svih ugovora. Ostavite prazne redove u registru. Kada ulažete novi ugovor, unesite podatke o njemu u registar.
