Bankovni dokumenti čuvaju se po vrstama u odvojenim mapama i najčešće hronološkim redoslijedom. Izbor vrši zaposlenik odgovoran za formiranje dokumentacije. Posebna komisija bavi se uništavanjem isteka dokumenata.
Skladištenje bankarskih dokumenata vrše same banke i organizacije koje vode račune. Redoslijed skladištenja u jednoj ustanovi može se malo razlikovati od redoslijeda skladištenja u drugoj ustanovi.
Kako se bankovni dokumenti čuvaju u organizacijama
Dokumenti banke koji se nalaze u organizaciji potvrđuju vođenje novčanih transakcija i odražavaju se u računovodstvenim evidencijama. Mjesto njihovog skladištenja je računovodstvo, čiji zaposlenici mogu podijeliti sve papire po vrstama u zasebne mape u kontekstu računa i banaka. Ako preduzeće ima nekoliko tekućih računa, tada se za svaki kreira posebna mapa, ako je valutni račun, tada je valuta računa naznačena na naslovnici i kičmi. Kronološki redoslijed koristi se za bilježenje izvoda za svaki račun. Svaka izjava ima registrator koji se sastoji od dokumenata o plaćanju i opravdanja plaćanja za svaki dan transakcije.
Za plaćene račune kreira se posebna mapa. Dokumenti za kontrolu valute čuvaju se u odvojenim mapama, u kojima možete pronaći sve informacije o radu s računima valuta. Govorimo o pasošima transakcija, potvrdama o potvrdi rada ili izvršenih usluga, potvrdama o deviznim transakcijama i drugima. Ako je obim dokumentacije mali, bit će dovoljno registara koji označavaju broj dokumenta, iznos i datum.
Kako se dokumenti čuvaju u komercijalnim bankama
Te institucije čuvaju dokumente koji potvrđuju finansijske i ekonomske aktivnosti banke i dokumente o poravnanju i plaćanju klijenata. Odgovornost za njih snosi menadžer i glavni računovođa. I papirni i elektronički dokumenti podliježu skladištenju. Papirnati se čuvaju u posebnom skladištu, za pristup kojem trebate dobiti posebnu dozvolu. Dozvolu mora potpisati glavni računovođa ili njegov zamjenik.
Podnošenje spomen-dokumentacije vrši se svakodnevno, za to se postavlja posebna mapa, u kojoj se dokumenti također pohranjuju u hronološkom redoslijedu. Izbor vrši zaposlenik koji je odgovoran za pravilno formiranje financijske dokumentacije. Ostale mape sastoje se od novčanih novčanih isprava i papira koji odražavaju informacije o depozitima klijenata. Dokumenti koji sadrže informacije o operacijama s plemenitim metalima nalaze se u zasebnim mapama.
Potreba za smještanjem određenih vrsta dokumenata u različite mape posljedica je činjenice da svaki papir ima svoj rok trajanja. Ovo se odnosi i na čuvanje dokumenata u elektroničkom obliku. Za uništavanje dokumenata kojima je istekao rok čuvanja okuplja se posebna komisija čiji članovi pregledavaju svaki papir, a zatim popunjavaju poseban akt koji potvrđuje da su uništeni dokumenti kojima je istekao rok čuvanja.
