Bilo koji dokument zasnovan na primanju novca zahtijeva ispravan obrazac. Ako je organizacija osigurala zaposlenika novčanim sredstvima za bilo kakve potrebe, tada je potrebno za njih podnijeti izvještaj popunjavanjem unaprijed izvještaja.
Ko treba popuniti avansnu izjavu
Direktor ne može dati novac organizaciji bilo kojem zaposleniku tek tako. U početku treba utvrditi listu zaposlenih koji ispunjavaju uslove za dobijanje predujma sa naknadnim izvještajem. Za to je potrebno sastaviti i izdati poseban nalog.
Ako podređenom trebaju sredstva za obavljanje bilo kojeg posla, on mora direktoru dostaviti izjavu u slobodnom obliku. Neophodno je navesti traženi iznos i svrhu za koju se novac traži. Ako se direktor slaže s izjavom, on lično potpisuje izjavu i naznačuje koliko dozvoljava uzimanje sredstava i koliko dugo.
Važno je naglasiti da se gotovina može izdati samo zaposleniku koji je već u potpunosti prijavio sve prethodno primljene iznose.
Ponekad zaposleniku može zatrebati punomoć koja se mora izdati u ime organizacije prema utvrđenom modelu br. M-2 ili br. M-2a. Ovi obrasci odobreni su 1997. godine dekretom Savezne državne službe za statistiku Ruske Federacije.
Za potrošeni novac, koji je izdat u računovodstvu organizacije, zaposlenik se mora prijaviti. Postoji određeni rok u kojem trebate popuniti i predati izvještaj o troškovima. Prolaze 3 dana od isteka perioda koji je rukovodilac organizacije odredio na prijavnom obrascu.
Ako su zaposleniku osigurana sredstva za putne potrebe, on ih mora obračunati u naredna 3 radna dana nakon povratka sa službenog putovanja.
Kako se potvrđuje trošak za izvještaj o troškovima
Ako zaposleniku ostane novac, neće ga moći vratiti na blagajni tek tako. Prvo, morate prikupiti sve dokumente koji potvrđuju da je novac potrošen tačno za potrebe za koje je osiguran. To mogu biti novčanice i potvrde o prodaji, karte za putovanja, priznanice, akti i drugi oblici strogog izvještavanja.
Nakon primanja svakog takvog dokumenta, neophodno je provjeriti jesu li datum, iznos i detalji čitljivi.
Zaposlenik će trebati predati sve dokumente računovodstvu.
Šta se događa ako se pogrešno popuni izvještaj o troškovima
Ako je zaposlenik pogrešno popunio ili nije dostavio prethodni izvještaj u roku od 3 dana, tada će nadzorno tijelo primljena sredstva smatrati prihodom, na koji će biti potrebno izračunati premiju osiguranja i porez na dohodak. Ako kasnije zaposlenik i dalje pruža sve potrebne dokumente i izvještaj, tada će računovođa morati izvršiti ponovni obračun.
Ovlašćeni zaposlenik u organizaciji može zadržati iznos, za koji izvještaj nije podnet, iz plate zaposlenika.
Osnovna pravila za sastavljanje prethodnog izvještaja
Sljedeća pravila su u središtu pripreme izvještaja o troškovima:
- Prethodni izvještaj mora biti potkrepljen dokumentima koji potvrđuju potrošeni iznos.
- Dokumenti se moraju predati najkasnije 3 radna dana nakon završetka službenog putovanja, perioda koji je odredio menadžer ili od trenutka odlaska na posao nakon bolesti ili odmora.
- Izvještaj se sastavlja u posebnom obrascu br. AO-1. Takođe je dozvoljeno koristiti obrazac prethodnog izveštaja, koji odobrava šef organizacije.
- Samo menadžer treba biti odgovoran za odobravanje izvještaja o troškovima.
- Izveštaj o avansu popunjava zaposlenik koji je potrošio novac. Takođe, neke podatke mora unijeti računovođa.
U prethodnom izvještaju trebaju biti navedeni sljedeći podaci:
- Podaci o kompaniji koja je zaposleniku izdala novac.
- Podaci o zaposlenom koji je dobio sredstva od organizacije.
- Svrha u koju trebate osigurati novac zaposlenom u kompaniji.
- Iznos.
- Podaci o svim troškovima sa potvrdom.
- Stanje sredstava, ako postoji.
Na kraju potpise stavljaju zaposlenik i zaposlenici računovodstva, koji su izdali novac i dobili ostatak.
Na avansu nije potrebno stavljati pečate. To je zato što je dokument interni. I ne ide dalje od organizacije. Uz to, od 2016. godine sva pravna lica, a ne samo pojedinačni poduzetnici, imaju puno pravo da svoje dokumente ne ovjere pečatima i pečatima.
Izvještaj se popunjava u jednom primjerku. Dio je primarne dokumentacije i ne biste trebali pogriješiti u njegovom dizajnu. Ako iz nekog razloga nije bilo moguće izbjeći mrlje ili neispravno punjenje, onda je bolje uzeti novi obrazac i popuniti ga na novi način.
Kako popuniti izvještaj o troškovima
Čini se da bi tako važan dokument za internu cirkulaciju trebalo biti vrlo teško ispuniti. Ali ovo je u osnovi pogrešno. Nakon što ste ga prvi put popunili, kasnije ne bi trebalo biti poteškoća ako ga trebate ponovo popuniti.
Podaci zaposlenik mora unijeti sljedećim redoslijedom:
- Koristeći podatke o registraciji organizacije, unose se OKPO kod i puno ime preduzeća.
- U stupce pored natpisa "Izvještaj unaprijed" potrebno je navesti broj dokumenta i datum njegove pripreme.
- S desne strane je neophodno ostaviti malo slobodnog, praznog prostora. To će biti potrebno za evidenciju šefa organizacije: iznos slovima, datum odobrenja izvještaja i potpis.
- Ispod čitav redak sadrži informacije o zaposleniku koji je primio avans. Potrebno je navesti u kojoj strukturnoj jedinici radi, njegovo prezime, ime, prezime i položaj. Takođe je naznačen broj osoblja zaposlenog i zašto je predujam potreban.
Ovim je završen prvi dio izvještaja o troškovima. Dalje, obrazac sadrži dvije tabele. Jedan od njih popunjava i zaposlenik koji je dobio sredstva. Morate unijeti ukupan iznos predujma i valutu u kojoj je izdana. Iznos salda ili prekomjerne potrošnje treba naznačiti u nastavku.
Drugu tablicu u računovodstvu popunjava ovlašteni stručnjak. Mora sadržavati podatke o računovodstvenim računima, podračunima i sredstvima koja prolaze kroz njih. Moraju se navesti šifra transakcije i tačni iznosi.
Ispod tabela potrebno je naznačiti koliko je dokumenata priloženo uz izvještaj i koliko stranica ti dokumenti sadrže.
Nakon popunjavanja svih stupaca, glavni računovođa mora provjeriti dokumente. Prema rezultatu, on mora naznačiti iznos izvještavanja u posebnom retku za to.
Ispod knjigovođe i glavnog računovođe mora biti potpisan njihov transkript. Dalje, zaposlenom u računovodstvenom odjelu treba navesti iznos salda ili preračuna i broj blagajničkog naloga kroz koji je taj iznos prošao. Blagajna koja je primila saldo ili izdala iznos identičan prekomjernom trošenju također mora potpisati avansnu izjavu.
Sljedeći dio financijskog izvještaja može se pregovarati. Ona mora sadržavati sve potrebne podatke o dokumentima koji potvrđuju činjenicu da su sredstva potrošena na tražene potrebe. U ovaj dio morate unijeti sljedeće podatke:
- Detalji o svakoj organizaciji koja je izdala dokument.
- Datum izdavanja.
- Ime.
- Tačan iznos potrošenog novca.
- Broj brojanja kojim je knjižen iznos naznačen u dokumentu.
Zaposleni mora potpisati svoj potpis ispod stola u posebnom redu. Tako će potvrditi ispravnost navedenih podataka.
Završni dio izvještaja o troškovima je odsječeni dio. Ima potvrdu od računovođe koju on popunjava nakon što od zaposlenika dobije dokumente koji potvrđuju potrošeni novac. Na dijelu otkidanja potrebno je naznačiti:
- Podaci o zaposlenom (puno ime i prezime).
- Broj izvještaja i datum izdavanja.
- Iznos slovima koji je izdat zaposleniku.
- Broj izvještajnih dokumenata koji dokazuju troškove.
Nakon toga, računovođa stavlja datum i potpis. Odvojivi dio mora se predati zaposlenom kao dokaz primljenih podataka.
