Poslovno pismo je glavni element poslovne korespondencije. Pozitivan imidž kompanije ovisi o pismenosti izrađenog dokumenta. Poslovna pisma pišu sekretari i pomoćnici rukovodioca kompanije.
Sastavljanje poslovnog pisma
Pisanje poslovnog pisma nužno ima cilj: ponuditi suradnju, povećati prodaju organizaciji, ubrzati postupak plaćanja robe, podnijeti zahtjev, zahvaliti na nečemu, zaključiti posao, čestitati. Pismo treba biti sastavljeno sa određenom svrhom i u njemu treba izražavati što je više moguće. Obavezno saznajte detalje kompanije u koju ćete poslati pismo. Morate znati maksimum o potencijalnom partneru.
Često kompanije šalju puno pisama u kojima nude robu ili usluge, ali u isto vrijeme postoji minimum informacija o adresatima. To je glavna greška svih poduzetnika početnika. Napokon, primatelju pisma uvijek je ugodnije znati da mu se obraćaju lično. Na primjer, oslovljavanje osobe imenom je osnova uspješnog prodajnog pisma. Čak i ako ne znate ime adresata, ni u kom slučaju ne možete napisati položaj osobe u skraćenoj verziji kada se na nju poziva.
Dizajn poslovnog pisma
U idealnom slučaju, svaka kompanija ima svoje ime. Na njemu se sastavlja poslovno pismo. Dopisnica uvek sadrži naziv organizacije, stvarnu i pravnu lokaciju, kontakte, web lokaciju, adresu e-pošte, logotip i druge informacije o organizaciji. Margine poslovnog slova: dolje, gore, desno i lijevo imaju standardne veličine. Lijeva margina je 3 cm jer se svi dokumenti šalju u arhivu. Desna margina - 1,5 cm. Udubljenje dolje i dolje: 1 cm.
Svako poslovno pismo započinje kratkim i dopadljivim naslovom u sredini. Naslov će sigurno otkriti sadržaj teksta. Zaglavlje poslovnog pisma sadrži: ime kompanije primaoca s punim imenom, kao i položaj primaoca (u gornjem desnom uglu). Gornji lijevi ugao ispod zaglavlja je mesto za označavanje broja i datuma registracijskog (odlaznog) pisma. Ako je poslovno pismo napisano kao odgovor, trebali biste navesti na koji dokument ovo pismo odgovara. Naslov poslovnog pisma naznačen je nakon datuma i broja dokumenta. Potpis pošiljatelja naveden je na kraju pisma. Takođe, moraju biti napisani puno ime i prezime.
Ako pismo sadrži bilo kakve finansijske podatke o kompaniji, tada potpis glavnog računovođe takođe mora biti na dnu. Redoslijed potpisa je sljedeći: prvo potpis generalnog direktora, a ispod njega glavnog računovođe. Takođe, na kraju pisma na potpis se stavlja zvanični pečat organizacije. Times New Roman 12. veličina i jednostruki razmaci standard su za formalnu poslovnu prepisku. Uobičajeno je da poslovno pismo, što je ozbiljan prijedlog, šaljete poštom, a ne faksom ili e-poštom. Kurir lično dostavlja pismo menadžeru ili sekretaru. Takvo pismo mora se dostaviti u koverti velike kompanije koja se štampa tipografskom metodom. Sve ovo radi na stvaranju povoljnog imidža kompanije.
